Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ein Meldesystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen.

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, wenn gewünscht auch anonym, online oder per Telefon zu melden. Die Meldeplattform ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Es ist daher unmöglich zurückzuverfolgen, wer die meldende Person ist.  Höchsten Sicherheitsstandards entsprechend und DSGVO-konform befinden sich die Daten auf Servern in Deutschland und werden nicht an Dritte weitergegeben. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind (bspw. die Verantwortlichen der Meldestelle), können die Informationen einsehen.

Das System kann grundsätzlich ohne Angabe der Mailadresse genutzt werden, um die eigene Anonymität noch besser zu wahren. 

Es funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Sie als meldende Person vergeben nach dem Absenden einer Meldung eine PIN und erhalten daraufhin einen Zahlen-Code. Beides müssen Sie sich aufschreiben, damit Sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können.

Berechtigte Empfänger der Meldung (bspw. die von der Organisation beauftragte Person) können sich auch einloggen und haben über einen Chat die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Hierbei ist es für den Empfänger der Meldung unmöglich, den Meldenden zu identifizieren, sodass immer Anonymität gewahrt wird.

Das Schließfach ist für meldende Personen nur mit PIN und Code wieder zugänglich – diese sind daher gut aufzubewahren, da diese nur einmalig vergeben werden.

Das System erlaubt zusätzlich, vor dem Absenden der Meldung eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Angabe einer Mailadresse schwächt aber dennoch immer die eigene Anonymität.

Meldeberechtigt sind alle internen und externen Personen.

Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen und melden sich bei Ihnen über das Meldesystem, falls Rückfragen zu Ihrer Meldung bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Hierzu können Sie sich erneut im Meldesystem anmelden (mit dem 16-stelligen Zugangscode und der 4-stelligen PIN), gelangen so direkt zu Ihrer Meldung und sehen den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Geben Sie dem Unternehmen 7 Tage Zeit für die Beantwortung Ihrer Meldung.